PROCESO DE AUDITORIA

Las auditorias de gestión se llevan a cabo mediante un proceso donde el principal objetivo es realizarla lo más provechosamente posible. Para que esto suceda se tiene en cuenta lo establecido en la ISO 19011:2011, donde nos da las bases o paso que deben ser tomados en cuenta al momento de realizar una auditoría.

Las auditorias se definen de acuerdo a estos dos parámetros importantes:

• Grado de interacción entre el auditor y el auditado.
• Ubicación del auditor

Las auditorias deben estar direccionadas manera horizontal o de manera vertical de acuerdo a alcance que se desee tener en la auditoria debido a que en algunos casos la auditoria se realiza de manera puntual en un área u/o proceso o de manera general a un sistema de gestión.

Independiente del alcance y el direccionamiento de la auditoria, se debe tener presente que la auditoria debe hacerse con la mayor agilidad precisa, por lo que es importante contar con la información necesaria y oportuna para su realización y de esta manera evitar perder tiempo y recursos en lo deseado.

Es muy importante al momento de realizar una auditoria realizar una formulación de preguntas o un check list oportuno que se debe poner en desarrollo durante la ejecución del procedimiento auditable.

Para que una auditoria tenga una buena valides se debe poder contar con fuentes de información importantes en el proceso de auditoria como lo son: 

• Entrevistas con empleados y otras personas.
• Observación de actividades, el ambiente y las condiciones que rodean el trabajo.
• Documentos, tales como políticas, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, dibujos, contratos y órdenes.
• Registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, reportes de auditoría, registros de programa de monitoreo y los resultados de las mediciones.
• Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño.

Para la realización de una auditoria es indispensable además de los documentos y definiciones de roles anteriores, contar con todos los documentos, permisos y elementos de protección personal necesarios para la  realización del proceso. Para esto el equipo auditor planea la auditoria y designa funciones y tareas específicas antes durante y después de la auditoria evitando inconvenientes durante su realización.

Es muy importante contar con un acompañante o guía que lleve de la mano al equipo auditor para lograr la realización de la misma de manera eficaz y eficiente.

Durante las visitas realizadas por el equipo auditor se toman todos los datos necesarios para poder dar un resultado acertado a la auditoria y así dar a conocer inconformidades leves o moderadas, observaciones y acciones correctivas.

Es importante que el equipo auditora guiados por el líder tenga una comunicación efectiva entre todo su grupo y que cuenten con acciones que los motiven a actuar de manera imparcial buscando tener un buen liderazgo en el proceso de auditoría. Es por esto que la definición de roles es parte súper importante en el proceso de la auditoria para evitar realizar retrocesos en los procesos y de esta forma no abarcar todo el sistema como tal.

Es importante tener presente que la designación de registros de conformidades y de no conformidades. Es por estos que es importante tener presente lo siguiente:

Registro de conformidades

Para registros de conformidad, se debería tener en cuenta lo siguiente:

• Identificación de los criterios de auditoría contra los cuales se muestra la conformidad.
• Evidencia de auditoría para soportar la conformidad.
• Declaración de conformidad, si se aplica.

Registro de no conformidades

Para realizar los registros de no conformidad, se debería tener en cuenta lo siguiente:

• Descripción o referencia a los criterios de auditoría.
• Declaración de no conformidad.
• Evidencia de auditoría.
• Hallazgos de auditoría relacionados, si se aplican.

Independientemente de los hallazgos se deber realizar una preparación de las conclusiones de la auditoria teniendo como precedente la información obtenida y el alcance y criterios tenidos en cuenta.

Al finalizar el proceso de auditoría y al tener el reporte escrito de lo evidenciado, se debe realizar una reunión final donde se exponen los hallazgos, se  distribuye a las personas u organismos necesarios los hallazgos y se finaliza la auditoria.

Es fundamental que siempre que se termine una auditoria, se pacte un tiempo prudencial para dar observar los correctivos necesarios y hacer un seguimiento al proceso auditado

En el próximo enlace encontramos las generalidades de la auditoria."

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Esta presentación fue elaborada por: Juan Jose Mejía Moreno, Carlos Ríos Jara Y Jorge Luis Valencia Pacheco.

En el siguiente enlace encontramos un resumen de las fases de la auditoria...

https://www.youtube.com/watch?v=_MO4hxpBntk