INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO

El informe final de auditoría.

Durante la auditoria el equipo auditor registra el cumplimiento o incumplimiento de cada uno de los requisitos y las correspondiente evidencias en las lista de verificación.

Especialmente cuando se evidencia una no conformidad se debe:

• Señalar claramente el hecho.
• Evitar ser una opinión, algo subjetivo. 
• Identificarse directamente con el requisito aplicable. 
• Las situaciones que pueden conformar una no conformidad son planteadas a los interlocutores de la organización durante el transcurso de la auditoría dando la oportunidad de expresar sus opiniones y realizar todo el esfuerzo posible para resolver en caso de ocurrir, cualquier opinión divergente. 
• Es importante homogeneizar los criterios del equipo auditor, en aras de la mayor objetividad posible. 
• Tras haber finalizado la auditoría in situ, es preciso tener una reunión del equipo auditor donde se analizan las evidencias encontradas y se tratan con el auditor jefe las oportunidades de mejora y no conformidades detectadas.

El informe de auditoría es elaborado bajo la dirección y supervisión del auditor jefe, que es el responsable de que este sea preciso, veraz y completo, ya que debe ir acompañado de la fecha y de su firma.

Este informe contendrá como mínimo la siguiente información:

• Objeto y alcance de la auditoría.
• Contenido detallado del plan de auditoría.
• Identificación de componentes del equipo auditor y de los representantes del auditado.
• Fecha de la auditoría.
• Identificación clara e inequívoca del auditado. Identificación de los documentos de referencia contra los cuales se ha realizado la auditoría (por ejemplo la norma ISO 9001:2008).
• Listado conteniendo las “no conformidades” detectadas. 
• Resumen de los resultados de la auditoría, incluyendo la apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con la norma aplicable del sistema de la calidad y la documentación relacionada. 
• Descripción, en el caso de haber “no conformidades” de las recomendaciones para solventarlas.

No conformidades graves: se deben a la ausencia de un requisito de la norma o cualquier no conformidad cuyo efecto pueda resultar perjudicial para la integridad de un producto o servicio.

No conformidades leves: significan que existe un defecto más leve que en el anterior caso, del sistema respecto a los requisitos de la norma con que se audita.

Observación: las Observaciones no son una desviación, propiamente dicha. Se trata circunstancias que sin suponer incumplimientos propiamente dichos, pueden ocasionarlos en algún momento si no se corrigen.

Características del informe final de auditoría

El informe final es el resultante de los trabajos realizados en la auditoría y por tanto, es crucial que cumpla con una serie de requisitos, tanto formales como materiales, que se detallan a continuación:

• Presentación pulcra y esmerada. El informe debe aparecer con su título, numeración correlativa y detallando los anexos que sean precisos. Su presentación debe ser impecable, en papel de calidad, sin mácula y sin faltas ni de sintaxis, ni ortográficas. Es importante cuidar todo detalle, ya que finalmente el informe será la “cara visible”, patente y permanente de la auditoría llevada a cabo. Resulta una incongruencia que un auditor que, precisamente trabaja detectando fallos en las organizaciones, presente un documento que los contenga. 
• Redacción objetiva y aséptica. En el informe no deben realizarse afirmaciones contundentes ni emplear lenguaje agresivo. Su redacción debe ser concisa, comprensible y aséptica, huyendo de circunloquios, y evitando que se puedan producir malentendidos, ya que el objetivo fundamental es que el equipo auditor se comunique y transmita adecuadamente sus impresiones a la organización auditada.
• Manejable. Esto es, debe facilitar su lectura y comprensión. Tal y como antes señalábamos, debe ser conciso, lo más breve posible, lo que no significa que no sea exhaustivos y completo, pero no debe contener aderezos innecesarios. A la organización auditada le debe resultar fácil su manejo y comprensión, es decir, hay que dejar muy patente lo más importante del informe (negrita, subrayado, listas de puntos, etc.). 
• Exactitud. Objetividad, precisión y relación entre las conclusiones y los hallazgos detectados. Las conclusiones deben sustentarse en hechos analizados y probados. Si no es así hay que indicar que la información ha sido facilitada, pero no verificada por los auditores. Se trata, en definitiva, de evitar subjetividades, ambigüedades y malentendidos innecesarios.
• Enjuiciar el sistema y no a las personas. Se trata de enjuiciar el sistema, es decir, si este funciona o no, y no de buscar culpables personales de ello. Las no conformidades son debidas a una mala comprensión de lo que debía hacerse y no se hizo, no deben cargarse las tintas a título personal.

Seguimiento de la auditoría

El seguimiento de la auditoría consiste en verificar que se ha establecido un plan para dar respuesta a dicho informe y subsanar las no conformidades detectadas.

El auditado

• Presentará evidencias de haber corregido el problema detectado en la no conformidad.
• Se presentará en el informe de solicitud de la acción correctiva o preventiva. 
• Podrá evidenciarlo bien por medios documentales que certifican que la acción se ha implantado o bien por medios físicos como fotografías, muestras, etc.

El auditor

• Verificará que en el plazo que otorgó al auditado para resolver las no conformidades, se ha presentado el informe de solicitud de las acciones correctivas o preventivas.
• Verificará que cada una de las evidencias que han dado lugar a la no conformidad tiene la correlativa evidencia y el formato de solicitud de acción correctiva aprobado. 
• Comprobará que la acción que se ha implantado se ajusta eficazmente a la solución de la no conformidad. 
• En caso extremo, cuando tenga dudas suficientes de que se ha realizado, el auditor puede acudir a comprobar in situ la realización de las actuaciones propuestas.

Auditoría de seguimiento

En el caso de tratarse de auditorías de certificación se seguirá auditando el sistema de gestión, de forma semestral o anual, hasta que llegue el momento de la recertificación que se realiza a los tres años.

En las auditorías anuales, es el auditor el que propone normalmente los departamentos a auditar, de modo que no se audita toda la empresa sino los puntos que se indican. Esto no ocurrirá en la auditoría de recertificación cada 3 años donde la auditoría será completa de toda la organización.

A continuación comparto documento de relación del informe de una auditoria...

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/inf._seguimiento_pmi_corte_31_marzo_de_2014.pdf

Informe de auditoria MINISTERIO DEL INTERIOR